Wenn das Virus zuschlägt, müssen Dinge schneller gehen als ursprünglich geplant.
8 Uhr Zoom-Call (zu früh, wo schalt’ ich hier das Video aus?!), 10 Uhr Skype, 13 Uhr WebEx, 14:30 Uhr hat wer was auf GoToMeeting organisiert und um 17 Uhr gibt’s einen der allseits beliebten iPhone-Rundrufe mit mehreren TeilnehmerInnen. Oh, und jetzt grätscht noch jemand mit einer 25 Stellen langen Nummer eines virtuellen Meetingraumes rein. Willkommen im plötzlichen überraschenden Mobilen Arbeiten, März 2020! Als man die Outlook-Termine noch genau lesen musste, um zu wissen, welchen von Dutzenden Kommunikationswegen die OrganisatorInnen gewählt hatten.
Corona hat uns dazu gezwungen, neue Wege und Mittel der Remote-Kommunikation zu finden. Sehr schnell wurde klar – das ist zwar eine Krise, aber auch eine Riesenchance, flächendeckend einheitlich eine moderne all-in.one Lösung einführen zu können. Collaboration (gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten) und Conferencing unabhängig von Standort und Endgerät war plötzlich nicht nur nice to have sondern absolut essenziell, um Kontinuität der Leistungen und damit ungestörten Geschäftsbetrieb unserer Kunden gewährleisten zu können. Auch Features wie Verfügbarkeiten checken oder schnell jemanden per Chat zu kontaktieren machen das Leben im Mobilen Arbeiten deutlich einfacher. Selbstverständlich mussten dabei Datenschutz und Datensicherheit immer an erster Stelle stehen.
Es galt daher seitens des Operations-Teams, folgende Punkte zu klären:
Firmengeheimnis!
Was tun mit Unternehmensdokumenten auf Privatgeräten. Die mussten in den ersten beiden Wochen teilweise eingesetzt werden, da die Infrastruktur für Mobiles Arbeiten nicht auf den plötzlichen Ansturm ausgelegt war.
Privacy?!
Interne Kommunikation über Betreiber, die außerhalb der EU sitzen (Zoom) und keinerlei Prüfung durch unsere Security durchlaufen unterbinden, ohne jetzt räumlich getrennte Teams zu isolieren und schließlich…
Der elektronische Virenstamm
… data loss prevention und auch direkten Datenabfluss zu vermeiden. Gerade Privatgeräte sind Brutstätten für an vertraulichen Daten hoch interessierte Trojaner.
Der Kunde ist König
Wie funktioniert die Kommunikation mit unseren Kunden, den Versicherungshäusern und dem VIG-Konzern?
Die Antwort auf alle diese Fragen kommt aus Redmond: MS Teams
MS Teams: Eine Frage der Vereinheitlichung
Als Corona in Österreich ankam,war MS Teams als Teil der Microsoft 365 Suite im Testeinsatz. Mit unseren Kunden, den Versicherungshäusern der Vienna Insurance Group, Wiener Städtische Versicherung und Donau Versicherung, traf man sich per Skype for Business. Mit dem plötzlichen Ansturm aufs Mobile Arbeiten gab es plötzlich allerhöchste Priorität für eine einheitliche Lösung.
Während Office 365 ein sehr ausgereiftes Produkt ist, gibt es doch einige Schrauben, an denen vor allem in Großunternehmen gedreht werden muss. Dabei handelt es sich meistens um Sicherheitseinstellungen. Diese werden mit sogenannten friendly users (willigen PartizipantInnen) getestet, bis sie für ein breites Rollout bereit sind. Ein Beispiel dafür ist, dass auf Privatgeräten in Privatnetzwerken zwingend eine 2-Factor-Authentication zur Anmeldung erfolgen muss. Ein anderes Beispiel: Das Herunterladen von Dokumenten muss unterbunden werden, um eine unkontrollierte Verbreitung zu vermeiden.
Bei Geräten, die vom Unternehmen zentral verwaltet werden, ist das kein Problem. Bei der Vielzahl an Privatgeräten von Desktop-PCs über Notebooks bis hin zu Tablets muss es mitbedacht werden.
Hochbetrieb im Testbetrieb
Gemeinsam mit zwei externen Partnern wurden von Juni bis August 2019 erste Workshops zu einer Einfühungsstrategie für Microsoft O365 Cloud-Services durchgeführt. Da Exchange Online bereits seit 2018 bei twinformatics im Einsatz ist, sollte Office 365 inklusive MS Teams bald folgen. Nach der Klärung der Lizenzfragen, sollte es von dort an recht flott gehen. Eine allgemeine Einführung wurde für Mitte 2020 angepeilt. Sämtliche Schritte wurden selbstverständlich unter Einhaltung aller Security & Compliance Richtlinien durchgeführt.
Eine unternehmensweite Ausrollung von Office 365 darf man sich nicht wie eine private Installation vorstellen. Ja, wir mussten den Zeitplan sehr straffen!
Team Lead Operations
Jetzt machte sich die gründliche Vorarbeit bezahlt. Die Anpassung an die neuen Gegebenheiten ging jetzt sehr schnell – beispielsweise, dass die Teilnahme an Teams-Meetings auch ohne VPN-Tunnel möglich ist. Auch die Nutzung auf Smartphones wurde schnell ermöglicht. Die Sicherheitsrichtlinien wurden finalisiert und so konnte MS Teams innerhalb kürzester Zeit für insgesamt 7000 UserInnen als Kommunikationstool ausgerollt werden.
8 Uhr Teams-Meeting (zu früh, Video ausschalten kein Problem ;)), 10 Uhr Teams-Meeting, 13 Uhr Teams-Meeting und dazwischen wird mit dort verfügbar gemachten Dokumenten gearbeitet. MS Teams ist für twinformatics und seine Kunden die ideale Plattform für effiziente Zusammenarbeit und wird das in der neuen Arbeitswelt auch bleiben.